Le problème, ce n'est pas la durée, mais l'objectif
La plainte la plus courante concernant les réunions porte sur leur durée : elles ont duré trop longtemps. Mais selon l'étude d'Elise Keith, qui a analysé des milliers de réunions au fil des ans (Where the Action Is, 2019), plus de 50 % des réunions n'ont pas d'objectif clair. Réduire la durée ne résout pas ce problème ; cela donne lieu à une réunion plus courte, mais tout aussi floue.
Le problème réside dans la conception.
On confond les types de réunions
Dans son ouvrage Death by Meeting (2004), Patrick Lencioni soutient qu’il faut distinguer clairement les différents types de réunions. Les regrouper dans un même format entraîne inévitablement une perte d’efficacité.
Check-in quotidien : 10 minutes, axé sur la coordination, aucune décision attendue. Une seule question : que vas-tu faire aujourd’hui ?
Réunion tactique hebdomadaire : 60 à 90 minutes, axée sur les problèmes à court terme, doit déboucher sur des décisions d’action.
Réunion stratégique mensuelle : quelques heures, discussion sur l’orientation à long terme, nécessite une approche différente.
Il est courant de regrouper ces trois types de réunions en une seule réunion hebdomadaire. Résultat : la discussion stratégique est noyée sous les détails tactiques, les décisions restent superficielles, tout le monde repart épuisé.
Quelle place occupe la parole de chacun ?
Dans la plupart des réunions, le temps de parole n’est pas réparti de manière égale. Des études montrent que 70 % du temps de parole revient à 30 % des participants. Les autres écoutent ou restent silencieux.
Ce n’est pas seulement un problème de participation ; c’est un problème d’information. Ce que les membres de l’équipe qui restent silencieux ne disent pas contient souvent des données susceptibles d’influencer la décision.
Les recherches d’Adam Grant (Give and Take, 2013) montrent que, dans les équipes hautement performantes, le temps de parole est réparti de manière relativement équitable. Pour y parvenir, une intervention du dirigeant est nécessaire : la question « Qu’en penses-tu ? », notamment lorsqu’elle est adressée à une personne qui s’exprime peu lors de la réunion.
Le pouvoir de décision réside-t-il dans la salle de réunion ?
Le report d’une décision à l’issue de longues discussions sous prétexte qu’il « faut la soumettre à la hiérarchie » est l’une des causes les plus fréquentes d’inefficacité. Si le pouvoir de décision ne se trouve pas dans cette salle, quel est l’intérêt de la discussion ?
Une question à se poser avant la réunion : va-t-on prendre une décision lors de cette réunion, va-t-on recueillir des informations pour une décision, ou s’agit-il d’une réunion d’information ? Les réponses à ces trois questions sont différentes, la liste des participants est différente, et la durée varie en conséquence.
La culture de réunion reflète la culture d’équipe
Les réunions inefficaces sont souvent le symptôme d’un problème plus vaste. Le fait que personne ne s’oppose lors d’une réunion peut être le signe d’un manque de sécurité psychologique. Le report des décisions est révélateur d’une incertitude quant au pouvoir de décision. La durée excessive des réunions peut indiquer un problème de hiérarchisation des priorités.
Améliorer les réunions ne résout pas ces problèmes, mais les rend visibles. Et ce qui est visible peut être changé.
« La réunion est le tissu qui relie les membres de l’organisation et permet la prise de décision. Si ce tissu n’est pas sain, tout ralentit, même si tout semble aller bien. » > Patrick Lencioni, Death by Meeting, 2004
Le point de vue de Cevvela
- Plus de 50 % des réunions n’ont pas d’objectif clair ; le problème n’est pas la durée, mais la conception (Keith, 2019).
- Les différents types de réunions doivent être distingués : les points quotidiens, les réunions tactiques hebdomadaires et les réunions stratégiques mensuelles nécessitent des structures distinctes (Lencioni, 2004).
- Lorsque le temps de parole n’est pas réparti équitablement, les personnes qui restent silencieuses subissent une perte d’informations ; cela nécessite une intervention de la direction.
- Si le pouvoir de décision ne réside pas au sein de la réunion, il convient de s’interroger sur le sens même de la discussion.
- Les réunions inefficaces sont souvent un symptôme : elles révèlent un problème de sécurité psychologique, de pouvoir de décision ou de hiérarchisation des priorités.
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